MS Exel

 
  • Jednoduchý nástroj na

- zadávanie

- formátovanie

- grafickú prezentáciu

- spracovanie údajov

  • Využívané v oblasti:

- účtovníctva

- evidencie vnútorných zdrojov

- analýz

- cenotvorby

  • Nezáleží na veľkosti spoločnosti

- MSP ale aj spoločnosti ako AT&T, IBM, T-Systems

Činnosti v MS Excel

  • Práca s údajmi

- zadávanie + nastavenie overovania vstupných hodnôt

- formátovanie

- spracovanie – vzorce, prehľady (kontingenčné tabuľky, kontingenčné grafy, filtrácia)

- tlač

  • V praxi

- automatizované spracovanie – využitie makier

- import, export údajov

- kontroly, štatistické spracovanie, prehľady, ...

Rozdiely 2007 a 2010

  • Študijný materiál tvorený pre v. 2007
  • Rozdiely medzi 2007 a 2010
  • Zmena: Karta príkazov Súbor

- Nový

- Tlačiť

- Uložiť a odoslať

Základné jednotky v MS Excel

  • súbor - zošit vytvorený aplikáciou MS Excel má príponu xlsx (pre verzie 2007-2010) a xls pre staršie verzie
  • Hárok – 256stlpcov x 65536riadkov

- obsahuje rôzne typy objektov

- jeden hárok môže reprezentovať aj viac stránok (pri tlači)

  • bunka - najmenšia časť zošita, ktorú môžeme napĺňať údajmi – 32000 znakov
  • údaj – množina znakov, určitého typu (text, číslo, dátum, percento, ...)
  • znak – jediný najmenšia položka, ktorú môžeme do bunky napísať
  • objekt – graf, obrázok, tabuľka, ... (graficky reprezentované údaje)

Spôsoby zobrazenia zošitu

  • Normálne

- pracovné zobrazenie, kde je vidieť najmä obsah buniek a formáty

  • Rozloženie strany

- náhľad rozloženia údajov rozdelených na stránky (nastavených na Karte Rozloženie strany – Nastavenie strany)

- podobné náhľadu pred tlačou

Operácie s hárkami

  • prostredníctvom voliča hárkov

- prepínanie medzi existujúcimi hárkami (kliknutím na jeho názov)

- vytvorenie (kliknutím na )

- premenovanie

- odstránenie

- kopírovanie/presun

   - pravý klik na názov hárku

   - voľba príkazu Presunúť alebo kopírovať... v kontextovom menu

   - určenie zošita a umiestnenia listu

POZN.: pre vytvorenie kópie je potrebné zaškrtnúť políčko Vytvoriť kópiu

Operácie s bunkami

  • dva možné stavy:

- editovanie obsahu a jeho formátu

- editovanie formátu

  • napĺňanie

- jednej bunky – vpísaním hodnoty z klávesnice, kopírovaním, ...

- viacerých buniek – využitím príkazov kopírovania a napĺňania radov

  • vloženie (v kontextovom menu danej bunky, príkaz Vložiť bunky)

- novej bunky

- skupiny buniek (riadku, stĺpca)

  • odstránenie

- obsahu bunky

- formátu bunky

Operácie s bunkami

  • editovanie obsahu a jeho formátu

- možné prepisovať hodnoty zobrazované v bunke

- dostupné iba príkazy na formátovanie textu (Formát bunky - Písmo)

  • editovanie formátu

- hodnota v bunke sa nemení, ale mení sa jej vzhľad (farba písma, podfarbenie, orámovanie, formát hodnoty, ...) – dostupné všetky záložky v príkaze Formát bunky

Operácie s bunkami

  • odstránenie

1.obsahu bunky – označením bunky a stlačením klávesy Delete, alebo voľbou príkazu Odstrániť

2.prostredníctvom príkazu Úpravy - Odstrániť

- Odstrániť všetko – odstráni hodnotu bunky aj jej formátovanie

- Odstrániť formáty – odstráni iba formáty, t.j. ohraničenie, typ čísla, ohraničenie, ... (hodnota ostáva zachovaná)

- Odstrániť obsah – totožné s postupom 1

Vytváranie obsahu buniek

  • naplnením prostredníctvom klávesnice
  • kopírovaním existujúcej bunky

- označením bunky – kopírovaním – označením cieľovej bunky – vložením

- označením bunky – kopírovaním – príkaz Prilepiť na karte Domov – voľba vyhovujúcej možnosti (všetko, vzorce, hodnoty, iba formáty a pod...)

Rýchle napĺňanie obsahu buniek

  • vytvorenie postupnosti:

1.označenie „štartovacej“ bunky – pri prechode ponad štvorec v dolnom pravom roku bunky dôjde k zmene kurzora na tenký čierny štvorec

2.označenie „cieľovej“ oblasti pomocou pravého tlačidla myši

3.uvoľnenie tlačidla myši – zobrazenie kontextového menu

4.voľba vhodného príkazu

Formátovanie stĺpca, riadku

  • Karta Domov skupina príkazov Bunky, príkaz Formát

- definovanie výšky riadku / šírky stĺpca a jeho prispôsobenie obsahu

- definovanie viditeľnosti stĺpca/riadku

  • rýchle prispôsobenie šírky, výšky obsahu:

1.označenie hlavičiek skupiny riadkov/ stĺpcov

2.dvojklik nad niektorou z hlavičiek

  • rovnaká šírka pre stĺpce / výška pre riadky (totožný postup)

1.označenie hlavičiek skupiny stĺpcov

2.presun hranice jedného z označených stĺpcov na vhodnú šírku

Vkladanie a formátovanie objektov:

  • rôzne typy objektov:

- Tabuľka

- Obrázky

- ClipArt

- Tvar

- SmartArt

- Rôzne typy grafov

- Textové pole

- WordArt

- Rovnice

- Symboly ...

  • vkladanie prostredníctvom príslušného príkazu na karte Vložiť
  • editovanie prostredníctvom novozobrazených príkazov (Návrh, Formát, ...) na konci panelu s kartami príkazov

Výpočty v MS Excel

  • vzorec vkladáme do bunky zobrazujúcej výsledok nejakej operácie
  • vzorec je možné definovať vždy iba do jednej bunky!!!
  • možnosti vytvorenia vzorca použitím:

- konštanty (napr. 0,19; 2 a pod.)

- adresácie - odkazom na hodnotu inej existujúcej bunky (A3, $B$5)

- operátorov (-,*,/,+, =, >, <, ...)

- existujúcej funkcie (Sum(A2:A4))

- vnorenej funkcie (Sum(Max(A2:A4);Min(A2:A4)))

- kombináciou všetkých predchádzajúcich (A1+Sum(A2:A4)*2)

Adresácia v MS Excel

  • adresa = určenie pozície bunky v rámci hárku aplikácie MS Excel
  • adresácia = odkaz na adresu existujúcej bunky (vďaka čomu vieme vo vzorcoch načítať obsah danej bunky)
  • využívaná počas vytvárania a následného kopírovania vzorcov v tabuľkách
  • tri základné typy adresácie:

- absolútna ($A$3) – odkaz z ľubovoľnej pozície v hárku na práve definovanú hodnotu

- zmiešaná ($A3, A$3)

- relatívna (A3)

  • symbol $ definuje časť adresy, ktorá sa počas kopírovania vzorca nebude meniť v závislosti od umiestnenia cieľovej bunky

Funkcie v MS Excel

  • môžeme používať rôzne typy funkcií dostupné prostredníctvom karty Vzorce
  • parameter funkcie – hodnota, ktorú potrebujeme definovať, aby funkcia mohla správne „zbehnúť“ napr.: SUM(2;A3) – parametrami sú konštanta 2 a adresa bunky A3
  • ukážka vloženej funkcie
  • použitie funkcie:

1.vloženie = v bunke, ktorej chceme mať vzorec

2.príkaz Vložiť funkciu na karte Vzorce

3.výber vhodnej funkcie z dialógového okna Vloženie funkcie (zobrazený názov funkcie a v spodnej časti aj popis funkcie a jej tvar)

4.definovanie parametrov funkcie v okne Argumenty funkcie

5.potvrdenie vloženia funkcie tlačidlom OK

Skupiny funkcií

  • matematické – sum, average, power, ...
  • dátum a čas – today, now, ...
  • textové – left, right, ...

Zápis vzorca pre výpočet

  • Funkcia:

- Zápis súvislej oblasti: sum(A2:D26)

- Zápis nesúvislej oblasti: sum(A2:D26;F15)

  • Vnorená funkcia:

- power(sum(A2:D26);2)

  • Kombinácia:

- A26+power(sum(A2:D26);2)

+

využitie potrebného typu adresácie

Podmienené formátovanie

  • Účel použitia:

- automatická zmena formátu bunky podľa definovaného pravidla

- sprehľadnenie zobrazenia veľkého množstva údajov v tabuľke na základe hodnoty v bunke

  • Pravidlo podmieneného formátovania = podmienka, na základe ktorej MS Excel rozhoduje o priradení definovaného formátu danej bunke
  • Postup definovania a použitia podmieneného formátovania:

1.Označenie množiny buniek, ktoré chceme podmienene formátovať

2.Karta Domov, skupina príkazov Štýly, príkaz Podmienené formáto- vanie

3.zobrazenie dostupných preddefinova- ných pravidiel

4.výber vhodného pravidla, alebo definovanie nového príkazom Nové pravidlo...

Filtrácia

  • Automatický filter – možnosť zobrazenia iba tých údajov, ktoré spĺňajú podmienku filtrácie
  • Postup:

1.označíme oblasť buniek, ktoré majú byť filtrované

2.karta Údaje, skupina Zoradiť a filtrovať

3.príkaz Filter

4.zobrazenie ponúk pre definova nie kritérií filtrácie (na začiatku každého stĺpca)

5.definovanie kritéria filtrovania (obdobné ako počas podmieneného formátovania)

Kontingenčná tabuľka

  • tzv. pivot tabuľka
  • komplexné zobrazenie obrovského množstva údajov
  • nástroj na vytvorenie prehľadov podľa rozličných potrieb

- spotreba na jednotlivé položky v jednotlivých mesiacoch

- spotreba jednotlivými používateľmi

Kontingenčná tabuľka-postup

1.odstránime všetky údaje a formátovania, nadbytočné stĺpce a pod.

2.na pracovnom hárku označíme zdrojové údaje

3.na karte Vložiť, skupine Tabuľky, vyberieme položku Kontingenčná tabuľka

4.v zobrazenom dialógovom okne Vytvorenie kontingen-čnej tabuľky definujeme:

- rozsah zdrojových údajov (ak sme urobili krok 2, už je to preddefinované)

- umiestnenie výslednej tabuľky

5.v zobrazenej table Zoznam polí kontingenčnej tabuľ-ky volíme polia (názvy stĺpcov zdrojových údajov) a ich pozíciu v KT:

- Filter zostavy – na výber iba určitej podmnožiny údajov

- Menovky riadkov – zoskupenie údajov v riadkoch

- Menovky stĺpcov - zoskupenie údajov v riadkoch

- Hodnoty – výpočet výsledku s použitím súhrnnej funkcie (súčet, počet, priemer, maximum, minimum, súčin, ...)

6.Nadefinujeme ďalšie možnosti:

- zobrazenie súčtov a filtrov, zmena formátu výsledných hodnôt, medzisúčtov, skupín, výpočtových polí a pod.

Kontingenčná tabuľka - Obmedzenia 

  • nemôžu pochádzať z viacerých hárkov – potrebné predtým previesť zlúčenie do jedného hárku
  • musia byť usporiadané do stĺpcov (nevhodné usporiadanie - ukážka) s rovnakým údajovým typom

Scenáre - vysvetlenie

  • scenár = množina hodnôt uložených v programe Microsoft Excel, ktoré možno automaticky dosadiť do hárka
  • nástroj tzv. citlivostnej analýzy
  • využitie

- na predpovedanie výsledkov modelu pracovného hárka pomocou prepínania medzi scenármi (t.j. jednotlivými vopred definovanými hodnotami)

- napr.: vytvorenie ukážok rozpočtu s neznámymi hodnotami príjmov

Scenáre – vytvorenie

1.vytvorenie tabuľky s hodnotami

2.zadefinovanie hodnôt, ktoré budú slúžiť pre zmenu počas využívania scenára

3.karta Údaje, skupina Nástroje údajov, príkaz Analýza hypotéz - Správca scenárov...

4.tlačidlo Pridať - vytvorenie nového scenára

- Do poľa Názov scenára zadajte názov pre scenár

- Do poľa Zmeniť bunky zadajte odkazy na bunky, ktoré chcete zadávať/meniť hodnotu vo svojom scenári.

5.stlačenie tlačidla OK.

6.v dialógovom okne Hodnoty scenára – definovanie hodnôt, ktoré sa budú využívať v meniacich sa bunkách pre daný scenár

7.scenár sa vytvorí kliknutím na tlačidlo OK

  • Poznámky:

- Ak chcete zachovať pôvodné hodnoty meniacich sa buniek, vytvorte scenár, v ktorom sa používajú tieto hodnoty buniek, ešte pred vytvorením iných scenárov, v ktorých sa používajú iné hodnoty.

- Ak chcete vytvoriť ďalšie scenáre, zopakujte kroky 4 až 7. Po skončení vytvárania scenárov kliknite na tlačidlo OK a potom kliknite na tlačidlo Zavrieť v dialógovom okne Správca scenárov.

- Ak chcete zabrániť úpravám scenára, keď je pracovný hárok zabezpečený, vyberte možnosť Zabrániť zmenám.

Scenáre – zobrazenie

1.karta Údaje, skupina Nástroje údajov, príkaz Analýza hypotéz - Správca scenárov...

2.voľba názvu zobrazovaného

3.tlačidlo Zobraziť

  • zobrazí sa prepočet hodnôt podľa definície scenára

Scenáre – zobrazenie súhrnov

  • viacero scenárov naraz:

- súhrnná zostavu scenárov

- kontingenčná tabuľka